Il problem solving è una competenza fondamentale sia nella vita quotidiana che sul luogo di lavoro: all’interno di un’azienda, la capacità di identificare, analizzare e risolvere efficacemente una difficoltà consente di superare le sfide interne e di offrire un valore aggiunto.
Questa attitudine segue un processo strutturato che parte dall'identificazione del problema, passando per la generazione e valutazione delle possibili soluzioni, fino all'implementazione e monitoraggio delle azioni intraprese.
Scopriamo come fare a padroneggiare questi processi per raggiungere gli obiettivi prefissati e per garantire il successo sia individuale che organizzativo.
Cos’è il problem solving
Con il termine problem solving ci si riferisce al processo di individuazione, analisi e risoluzione di problemi o sfide.
Questa definizione si può riferire a una vasta gamma di attività, dall'affrontare piccole difficoltà quotidiane fino a risolvere complesse questioni tecniche o organizzative.
Il processo di problem solving generalmente coinvolge diverse fasi:
- identificazione del problema: capire qual è il problema da risolvere, raccogliendo informazioni e l'analisi della situazione per definire chiaramente il problema;
- analisi del problema: approfondire la comprensione del problema, identificando le cause sottostanti, i fattori coinvolti e le relazioni tra di essi;
- generazione di soluzioni: brainstorming e sviluppo di possibili soluzioni, esplorando diverse opzioni per risolvere il problema;
- valutazione delle soluzioni: confrontare e valutare le diverse opzioni, considerando i pro e i contro di ciascuna e scegliendo la soluzione più appropriata;
- implementazione della soluzione: mettere in pratica la soluzione scelta pianificando le azioni necessarie, la gestione delle risorse e la supervisione dell'esecuzione;
- monitoraggio e revisione: dopo aver implementato la soluzione, si monitora l'efficacia della stessa e, se necessario, si apportano modifiche per migliorare i risultati.
Il problem solving è una competenza fondamentale in molti contesti, inclusi il lavoro, l'istruzione e la vita quotidiana, e richiede un mix di capacità analitiche, creative e decisionali.
I benefici del problem solving
Il problem solving offre numerosi vantaggi, sia a livello individuale che organizzativo.
Ecco alcuni dei principali:
- miglioramento dell'efficienza: intervenendo sui problemi in modo sistematico e strutturato, è possibile evitare sprechi di tempo e risorse, ottimizzando i processi e aumentando la produttività;
- decisioni più consapevoli: un approccio al problem solving che include l'analisi e la valutazione delle opzioni consente di prendere decisioni basate su dati e informazioni concrete, riducendo il rischio di errori;
- innovazione e creatività: durante la fase di generazione delle soluzioni, incoraggia il brainstorming e l'esplorazione di nuove idee, favorendo l'innovazione e l'adozione di strategie creative;
- miglioramento delle relazioni: un'efficace risoluzione dei problemi, soprattutto in contesti di team, può migliorare la comunicazione e la collaborazione, rafforzando le relazioni interpersonali e creando un ambiente di lavoro più armonioso;
- aumento della fiducia: affrontare e risolvere con successo i problemi aumenta la fiducia in sé stessi e nelle proprie capacità, sia a livello personale che professionale, contribuendo a un senso di realizzazione;
- adattabilità e resilienza: sviluppare competenze di problem solving rende le persone e le organizzazioni più capaci di adattarsi ai cambiamenti e di superare le sfide, aumentando la resilienza di fronte a imprevisti o situazioni difficili;
- miglioramento della qualità dei risultati: identificando e correggendo i problemi in modo sistematico, si possono ottenere risultati di qualità superiore, riducendo difetti ed errori nei prodotti o servizi offerti.
Risoluzione del problema: come identificarlo
Identificare un problema è il primo passo da cui partire nel processo di problem solving e richiede un'analisi accurata e sistematica.
Ecco alcune strategie per identificare un problema.
Raccogliere informazioni
Come prima cosa, va prestata attenzione a ciò che sta accadendo, sia a livello visivo che comportamentale.
Ascoltare attentamente i feedback delle persone coinvolte, siano essi colleghi, clienti o altre parti interessate, aiuta a raccogliere dati rilevanti e analizzare trend o modelli che possono indicare la presenza di un problema.
Definire chiaramente il problema
Occorre porsi domande chiave come:
- Qual è la situazione attuale?
- Cosa dovrebbe accadere in condizioni ideali?
- Dove e quando si verifica il problema?
- Chi è coinvolto o influenzato dal problema?
Successivamente, vanno distinti gli effetti visibili del problema dal problema stesso, cercando di capire cosa causa quei sintomi.
Analisi delle cause
Prima di poter risolvere un problema, è necessario identificarlo e comprenderne le cause.
Esistono vari strumenti per la soluzione del problema:
- il diagramma a lisca di pesce di Ishikawa: si tratta di un metodo che aiuta a identificare la causa principale o più probabile, facilitando l’adozione di azioni correttive e preventive. Questo strumento organizza le possibili cause in diverse categorie, che si diramano dal problema iniziale, e può includere sotto-cause per ciascuna categoria individuata;
- il diagramma di Pareto: è composto da una serie di barre la cui altezza rappresenta la frequenza o l’impatto delle problematiche. In questo grafico, le barre sono disposte in ordine decrescente da sinistra a destra, indicando che le categorie rappresentate dalle barre più alte a sinistra sono relativamente più frequenti o influenti rispetto a quelle a destra;
- il modello dei 5 Perché: consiste in una serie di domande successive per indagare i vari livelli di un problema. L’idea di fondo è che ad ogni domanda "perché" la risposta ottenuta diventa la base per il prossimo perché, fino a raggiungere una spiegazione soddisfacente.
Confrontare le aspettative con la realtà
Confrontare la situazione attuale con quella desiderata per identificare dove si verifica il divario, andando a paragonare poi attività attuali con standard o best practice al fine evidenziare le aree problematiche.
Coinvolgere le persone giuste
Quando si vuole risolvere un problema, occorre coinvolgere chiunque sia direttamente o indirettamente influenzato dalla questione per ottenere una prospettiva completa.
Lavorare con esperti o persone con esperienza nel contesto del problema può aiutare a identificarlo più accuratamente.
Sintetizzare e formulare il problema
Condensare le informazioni raccolte in una breve descrizione che catturi l'essenza del problema; poi, chiedersi se la definizione del problema stesso è chiara e se può essere compresa da altre persone.
Confermare l’identificazione del problema
Verificare e discutere la definizione del problema con altri per confermare che tutti hanno la stessa visione di ciò che sta accadendo.
Se possibile, condurre piccoli test per verificare che il problema identificato sia effettivamente la causa principale dei sintomi osservati.
Metodo problem solving: le 4 fasi
Molte persone hanno un’attitudine naturale al problem solving, ma si tratta di una competenza trasversale che può essere acquisita, grazie anche all’applicazione di un metodo.
Uno trai metodi più noti prevede quattro fasi o passaggi.
Identificazione e definizione del problema
In questa fase, è essenziale capire chiaramente qual è il problema da risolvere: si raccolgono informazioni, si analizzano i dati disponibili e si definisce il problema in termini concreti e comprensibili.
Una buona definizione del problema include una descrizione chiara della situazione attuale e dell'obiettivo da raggiungere.
Generazione di soluzioni
Una volta definito il problema, si passa a esplorare possibili soluzioni: questa fase spesso coinvolge brainstorming o altre tecniche creative per sviluppare una gamma di opzioni.
L'obiettivo è quello di generare il maggior numero possibile di soluzioni senza ancora giudicarle o limitarle.
Valutazione e selezione della soluzione
In questa fase, le possibili soluzioni generate vengono analizzate e confrontate in base a criteri come fattibilità, efficacia, costi e tempi.
Si valutano i pro e i contro di ciascuna opzione e si seleziona la soluzione che meglio risponde al problema e che è più praticabile da implementare.
Implementazione e monitoraggio
Dopo aver scelto la soluzione migliore, si procede alla sua attuazione.
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Questa fase prevede la pianificazione delle azioni necessarie, l'allocazione delle risorse e la supervisione dell'implementazione.
Successivamente, è fondamentale monitorare i risultati per assicurarsi che la soluzione stia effettivamente risolvendo il problema. Se necessario, si apportano aggiustamenti per migliorare l'efficacia della soluzione.
Le metodologie del problem solving
Ecco alcune tecniche di problem solving:
Metodologia DMAIC
Essa si articola in cinque fasi:
- define: si identificano i processi che presentano problemi, stabilendo gli obiettivi da raggiungere e le risorse necessarie per ottenere i risultati desiderati;
- measure si valutano i processi attraverso la raccolta e l'analisi di dati e informazioni;
- analyze: i dati raccolti vengono esaminati per identificare eventuali inefficienze o problematiche;
- improve: ci si concentra sullo studio e sull'implementazione di soluzioni per migliorare la qualità delle performance e soddisfare maggiormente i clienti;
- control: una volta ottimizzato il processo, è necessario monitorarlo costantemente nella fase di controllo, per garantire che le prestazioni non calino nel tempo.
Questa pratica ha come scopo principale l'ottimizzazione dei processi aziendali, migliorando ciascuna attività e permettendo di aumentare la flessibilità, semplificare il lavoro di squadra, migliorare la produttività e la qualità, e ridurre lo spreco di risorse.
Analisi FMECA
L’acronimo FMECA significa Failure Modes, Effects, and Criticality Analysis (Modalità di fallimento, effetti e analisi della criticità) ed è particolarmente utilizzata nell'industria per la manutenzione e la risoluzione dei guasti di macchinari complessi.
Questo processo prevede un'analisi approfondita dei possibili difetti, seguita dall'individuazione delle azioni correttive da implementare per migliorare le prestazioni.
Ciclo di Deming
Tale pratica si basa su una sequenza di fasi che includono la pianificazione, l'implementazione di azioni correttive, la verifica dei risultati e la standardizzazione del processo.
Dopo aver identificato e risolto eventuali criticità, si verifica l'efficacia delle soluzioni adottate.
Se i risultati sono conformi agli obiettivi prefissati, il processo viene standardizzato e inserito nella produzione; questo ciclo viene ripetuto per promuovere un miglioramento continuo.
FARE
Un altro acronimo, questa volta significa Focalizzare, Analizzare, Risolvere, ed Eseguire, e incoraggia un pensiero laterale diverso dal tradizionale approccio logico-deduttivo, e la metodologia "risolvi ed analizza", usata principalmente in ambito informatico per affrontare criticità in modo definitivo.
Applied Problem Solving (APS)
Si tratta di un sistema pratico e adattabile a diverse situazioni e prevede un'analisi approfondita del contesto, con la raccolta diretta di dati e informazioni per definire con precisione il problema.
Una volta individuato il problema e analizzate le cause, si studiano le possibili soluzioni. La scelta ricade sulla soluzione più efficace, che ottimizza l'uso delle risorse e massimizza i benefici.
Questo metodo è tra i più semplici e versatili, essendo stato progettato per essere applicabile in vari contesti, sia lavorativi che nella vita quotidiana.
